Vi har i Glostrup Kommune fokus på at beskytte personoplysninger om både borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.
I vores privatlivspolitik nedenfor kan du læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Glostrup Kommune – bl.a. når du henvender dig til os, ansøger os om noget eller er part i en sag hos os – og hvilke rettigheder du har, samt hvem du kan henvende dig til, hvis du har spørgsmål
Vi er den dataansvarlige
Glostrup Kommune er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Du kan se vores kontaktoplysninger nederst på siden.
Sådan behandler vi dine personoplysninger
Formål
Som kommune har vi en lang række forskellige myndighedsopgaver. Vi behandler de personoplysninger om dig, der er nødvendige for at løse de opgaver, vi har som kommunal myndighed. Det kan være for at levere en service til dig, som du har ret til at modtage efter f.eks. serviceloven eller sundhedsloven. Det kan også være, at vi er retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger, eller at vi har indgået en aftale med dig, som indebærer, at vi skal bruge dine oplysninger for at kunne leve op til aftalen.
At vi behandler personoplysninger, betyder bl.a., at vi indsamler, modtager, registrerer og opbevarer oplysninger. Eksempelvis behandler vi oplysninger om dig, hvis du søger om hjælpemidler, er i et forløb i jobcentret, er tilknyttet en skole eller institution, ansøger om en byggetilladelse, søger job hos os mv.
Vi har som kommune notat- og journaliseringspligt, hvilket betyder, at vi i de fleste tilfælde skal journalisere de oplysninger, vi modtager om og fra dig. Det er bl.a. med til at dokumentere, at kommunen handler korrekt, og sikre din ret til aktindsigt.
Kategorier af personoplysninger
De typer af oplysninger, vi behandler om dig, afhænger af det konkrete formål og fagområde. Det kan både dreje sig om:
- Almindelige personoplysninger – f.eks. navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.
- Fortrolige personoplysninger – f.eks. CPR-nummer, oplysninger om familieforhold, sociale udfordringer, boligforhold, økonomi og indkomst.
- Følsomme personoplysninger – f.eks. oplysninger om helbred, fagforening, nationalitet, politisk og/eller religiøs overbevisning.
- Strafbare forhold – f.eks. straffedomme og lovovertrædelser.
Vi indhenter kun de oplysninger, der er nødvendige til brug for den specifikke opgave, vi skal løse.
Love og regler
Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger sker som udgangspunkt inden for rammerne af Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a, c eller e.
For behandling af CPR-nummer gælder Databeskyttelsesloven § 11.
For følsomme personoplysninger er retsgrundlaget som udgangspunkt Databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra a, e, f eller g.
For behandling af oplysninger om strafbare forhold gælder Databeskyttelsesforordningen artikel 10 og Databeskyttelsesloven § 8.
De enkelte fagområder i kommunen kan give dig mere information om, hvilken specifik lovgivning der er gældende inden for deres fagområde ift. retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger.
Herfra modtager vi personoplysninger
Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder, herunder:
- dig selv
- andre borgere
- myndigheder, institutioner og virksomheder
- offentlige registre
- kommunens egne medarbejdere.
Ofte giver du os selv oplysningerne, vi skal bruge, f.eks. hvis du sender os et brev eller en mail, eller hvis du har en samtale eller et møde med os. Det kan også være, at du har benyttet dig af en af vores selvbetjeningsløsninger, f.eks. på vores hjemmeside eller på biblioteket, eller via eksterne tjenester som f.eks. www.borger.dk
Nogle informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service.
I andre tilfælde modtager vi oplysninger om dig fra andre. Du kan bl.a. optræde som en såkaldt biperson i en sag, hvis du er pårørende til den person, som sagen drejer sig om, eller du kan være part i en sag, som andre rejser, f.eks. en nabotvist i en hegnssag. Vi kan også modtage oplysninger gennem vores medarbejdere – det kan f.eks. være via pædagoger, socialrådgivere eller tilsynsmedarbejdere.
Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, såsom Det Centrale Personregister (CPR), Det Digitale Motorregister, SKAT, Bygnings- og Boligregistret (BBR) m.fl.
Vi indsamler cookies via vores hjemmeside. Du kan læse mere om vores cookiepolitik her..
Du har altid ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi indhenter om dig.
Opbevaring og sletning
Vi registrerer og opbevarer dine oplysninger i de IT-systemer, vi anvender. Det har vi pligt til jf. forvaltnings- og offentlighedsloven. Det kan f.eks. være i vores journaliseringssystem eller i et andet relevant fagsystem, f.eks. fagsystemet i vores kommunale tandpleje. Systemerne, der bruges, afhænger af fagområdet.
For at kunne behandle oplysninger effektivt samt opretholde de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, benytter vi os af en række leverandører. Vi har indgået databehandleraftaler med vores leverandører for at sikre, at de lever op til kravene, som følger af Databeskyttelsesforordningen og -loven.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har behov for dem til at kunne varetage vores myndighedsopgaver, og vi har et lovligt og sagligt grundlag for det.
Der er forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det eksempelvis drejer sig om en sag i jobcentret, en byggesag eller indskrivning på en skole i Glostrup.
Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, arkiveres den sag, som dine oplysninger indgår i. Herefter vil sagen efter en vis periode enten blive slettet hos os eller blive overført til Rigsarkivet – det bestemmes af arkivloven.
De enkelte fagområder i kommunen kan give dig mere information om, hvordan de behandler dine oplysninger på deres område.
Videregivelse og modtagere
Vi videregiver kun personoplysninger om dig i de tilfælde, hvor det er relevant for at behandle din sag eller løse vores opgave som kommune, og hvor der er retlig hjemmel hertil.
Hvis der foreligger en lovbestemt pligt til at videregive oplysninger til andre offentlige myndigheder, vil de relevante personoplysninger blive videregivet i henhold til myndighedens krav. Det kan f.eks. være til SKAT, Ankestyrelsen, Rigsarkivet, en anden kommune ved flytning, skole eller dagtilbud, sundhedsvæsenet, politi, fogedret eller domstole.
Vores samarbejdspartnere og leverandører, som vi anvender til vores IT-systemer, behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som bl.a. fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner. Dine personoplysninger vil ikke blive behandlet, uden at der er indgået de nødvendige aftaler, der sikrer, at dine rettigheder varetages.
Dine rettigheder
Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Dine rettigheder omfatter:
- Ret til indsigt i dine personoplysninger (indsigtsret).
- Ret til berigtigelse af forkerte personoplysninger om dig.
- Ret til sletning af dine personoplysninger (medmindre der er retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne).
- Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger.
- Ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
- Ret til dataportabilitet.
Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside:
www.datatilsynet.dk/borger/hvad-er-dine-rettigheder
Dine klagemuligheder
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder eller klage over vores håndtering af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os eller vores databeskyttelsesrådgiver.
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk
Vores databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Ligesom andre offentlige myndigheder har vi i Glostrup Kommune en databeskyttelsesrådgiver. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger og dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. På vores hjemmeside her kan du læse mere om, hvad vores databeskyttelsesrådgiver kan hjælpe med, og hvordan du kontakter databeskyttelsesrådgiveren via Digital Post (sikker mail).